MANUALE DI SOPRAVVIVENZA AL GAOS
Gruppo di Acquisto Ostinatamente Solidale

Benvenut*!
Se stai leggendo questo manuale suppongo che tu sia interessato a far parte del GAOS o quanto meno a sapere come funziona. Finalità essenziale del gruppo è acquistare insieme, localmente, beni di qualità prodotti nel rispetto dell’ambiente e del lavoro delle persone.
Queste pagine non sono il regolamento del gruppo (il gruppo non ha regolamento) ma una guida, una sorta di “riassunto” dell’esperienza accumulata dal gruppo negli anni e delle decisioni prese nel tempo durante le riunioni e hanno lo scopo di evitare gli errori che abbiamo già fatto e aiutare chi entra ad orientasi nell’apparente confusione. Tutto è modificabile in qualsiasi momento in via di prassi (semplicemente comportandosi in un modo più semplice e funzionale) o proponendo la modifica al gruppo durante una riunione.
Il primo passo è imparare a “farsi servire” rispettando e avendo fiducia nel lavoro degli altri (quindi disponibilità, rispetto, attenzione e precisione). Il secondo è chiedere aiuto e il terzo è divertirsi a sperimentare che una struttura assolutamente “anarchica” può funzionare meravigliosamente.
Gli accordi di base su cui il gruppo si fonda sono infatti pochissimi:
- ogni responsabile di un ordine ne è sovrano assoluto riguardo ai tempi di apertura e chiusura, luoghi e orari di consegna, ecc. purché tutte le condizioni vengano comunicate all'apertura dell'ordine;
- nel caso il responsabile chieda aiuto e non ottenga risposta puo' decidere una riduzione delle quantita' ordinate proporzionale alle sue possibilita' di gestione ed ugualmente suddivisa fra tutti;
- le riunioni si svolgono col metodo del consenso, una ogni tre mesi;
- all'iniwio di ogni riunione si decide il luogo e la data della riunione successiva e il responsabile dell'ordine del giorno che si occupera' di affiggere in sede un cartellone su cui ognuno potra' scrivere idee da proporre al gruppo;
- alle riunioni si arriva puntuali;
- ogni riunione deve avere un verbalizzante; equipe di preparazione e pulizia; facilitatore e guardiano del tempo;
- gli accordi di base possono essere modificati durante le riunioni con il metodo del consenso.

Il  metodo del consenso è un sistema di decisione che si basa su alcuni assunti fondamentali:
- nessuno possiede tutta la verità ma tutti ne possiedono una parte;
- considerato che in una realtà complessa, e' impossibile avere il controllo assoluto di tutte le variabili la scelta più saggia è dare uguale peso alla logica e all'intuizione;
- non ci corre dietro nessuno e fermarsi, riparlarne e scegliere con calma porta sempre risultati migliori di quelli dettati dall'emergenza.

Viene dato quindi molto peso all’opinione anche di una sola persona nella convinzione che l'intuizione di uno solo spesso salva da scelte apparentemente logiche ma pericolose quindi che tu sia "nuovo" o "vecchio" la tua voce e' importante, falla sentire.
In estrema sintesi non ci sono votazioni vere e proprie (e non sono ammesse deleghe) ma, dopo la discussione su una qualunque proposta si fa  un giro fra i presenti per sentire se sono d’accordo o meno con la decisione finale e le posizioni possono essere:
- sono d’accordo e mi impegno per realizzare la decisione;
- sono d’accordo ma non mi posso impegnare per realizzare la decisione (e non c’è bisogno di dare motivazioni);
- non sono d’accordo ma non credo che sia un male per il gruppo quindi fate pure;
- non sono d’accordo e credo che sia pericoloso per il gruppo quindi propongo di fermarsi e rimandare la decisione.
Se anche uno solo nel gruppo esprime quest’ultima posizione il gruppo si ferma e rimanda la decisione. Generalmente lo stop porta a trovare soluzioni innovative, difficilmente il gruppo, se gliene viene data la possibilità, non trova soluzioni che vedano l’accordo di tutti ma è necessario uno certo sforzo di fiducia e di fantasia oltre che una forte disponibilità ad accogliere le motivazioni dell’altro.
In sede è disponibile un faldone con molto materiale sul tema. Leggerlo ti può essere utile a gestire situazioni di conflitto in qualunque ambito di vita e a partecipare pienamente alla vita del GAOS.

LA SEDE

La sede è un luogo importante per la vita del GAOS, crocevia di innumerevoli modalità di comunicazione e scambio.
Sulla scrivania si trovano:
- scatola degli ordini aperti con dentro, in ogni fascicolo, le schede degli ordini aperti al momento e le buste per eventuali anticipi;
- cartellina degli ordini chiusi (cartellina verde): vi si trovano i conti finali degli ordini e la busta per saldi/crediti.
Ci sono 3 bacheche:
1)	sopra la scrivania, nella prima a partire dal basso si trovano:
a.	un foglio dei numeri di telefono (e importante ottenerne una copia con tutti i numeri anche quelli aggiunti a mano);
b.	l’elenco del “chi fa cosa”: il gruppo per funzionare bene ha bisogno di tanto lavoro, non solo per gli ordini; se ancora non te la senti di gestire un ordine forse in questo foglio potresti trovare un’attività adatta a te;
c.	uno schema annuale degli ordini dove poter segnare il proprio nome in caso si voglia essere responsabili di quell'ordine.
2)	sulla seconda bacheca sopra la scrivania si trovano:
a.	le proposte dai nuovi produttori;
b.	gli ordini in cerca di adozione;
c.	le comunicazioni interne;
d.	la GOGNA;
3)	nella bachecona sopra il frigorifero si trovano:
a.	spazio lagnanze/esultanze: su questa bacheca si possono affiggere proteste o dichiarazioni di entusiasmo riguardo ad eventi che riguardano tutto il gruppo. In caso la questione riguardi il comportamento di una o più persone ma non il gruppo nel suo insieme è preferibile affrontare la questione direttamente con  la/le persona/e coinvolte.
b.	eventi vari: c’è lo spazio per affiggere manifesti, raccolte di firme e inviti vari.
C’è poi uno spazio dove vengono affissi i cartelloni per le scelte di sede/giorno/orario delle riunioni, per proporsi come facilitatore/verbalizzatore/guardiano del tempo e per proporre argomenti all’ordine del giorno.

In sede c’è anche una splendida LIBRERIA che contiene:
- nel ripiano più alto ci sono i faldoni con i materiali di:
	a. produttori alimentari “in carica”, quelli cioè da cui ci riforniamo abitualmente;
	b. produttori non alimentari in carica e non;
	c. proposte da produttori ricevute nel tempo dal GAOS.
c’è poi un quaderno ad anelli con la modulistica:
a.	schede d’ordine in bianco;
b.	schede lagnanze/esultanze;
c.	la lettera “tipo” per la dichiarazione di responsabilità sulla chiave;
d.	altri materiali per votazioni ecc.
Altri materiali: una cartellina con le dichiarazioni sulla chiave firmate, un quaderno con le fatture per chi preferisce tenerle in sede, vari materiali di approfondimento, ispirazione e riflessione sui temi del consumo critico e degli stili di vita sostenibili (raccoglitore “perle di saggezza”), vari materiali sul turismo responsabile (raccoglitore “turismo responsabile” ce ne sono altri nei tre raccoglitori sull’armadio).
LIBRI: i libri si possono prendere in prestito, basta mettere nella libreria, al posto del libro, un bigliettino con scritto: titolo del libro, nome e telefono di chi lo prende in prestito, data.
Sarebbe bello che, una volta letto il libro tu lasciasti un commento o un oggetto insieme al libro o comunque una traccia della tua esperienza.
LIBRI E GIOCHI PER BAMBINI: se il tuo bambino prende un gioco o un libro per giocarci è importante che prima che andiate via il gioco venga rimesso a posto. Anche se dopo di voi restano altri bambini e altre mamme non costringeteli a mettere a posto anche ciò che avete lasciato voi.
NESSUNO PUO’ TOCCARE LA CALDAIA NE’ NIENTE CHE CI ABBIA A CHE FARE.

CHIAVE DELLA SEDE

Il GAOS è un gruppo informale e come tale non può essere intestatario di un contratto di affitto. Per salvaguardare l’informalità del GAOS nel giugno 2008 alcuni membri del gruppo hanno creato un’Associazione di volontariato (Circuito Corto – www.circuitocorto.org) responsabile dell’affitto e della gestione del mercatino dell’usato per bambini. L’Associazione e i suoi soci sono responsabili di eventuali danni alla struttura ed è stata stipulata un’assicurazione incendio e scoppio quindi i rischi sono pressoché nulli ma se per qualche motivo l'assicurazione non pagasse eventuali danni, i costi ricadrebbero su tutti gli assegnatari della chiave. L’assicurazione e l’affitto vengono pagati con il ricavato delle vendite del mercatino e delle offerte raccolte durante i laboratori (ogni mese l’Associazione organizza laboratori sul pane a lievitazione naturale, sapone, cosmetici e detersivi). In caso che tali ricavi non fossero sufficienti a sostenere le spese (affitto e assicurazione), ai membri del GAOS può essere richiesto (ma finora non è mai successo) di contribuire. In ogni caso ai membri del GAOS vengono richiesti Euro 10,00 l’anno (5 a giugno e 5 a dicembre) di sostegno alle spese della sede.
Quando vorrai la chiave della sede potrai richiederla a chi già la ha che te la darà per farne (a tue spese) una copia. Prima ti verrà chiesto di firmare una dichiarazione di responsabilità nella quale dichiari di essere a conoscenza che, dal momento in cui avrai la chiave, sarai responsabile insieme ai soci dell’Associazione, di eventuali danni all’immobile.

RIUNIONI

Le riunioni si basano sul metodo del consenso, si tengono una volta ogni due mesi e servono a decidere su:
- gestione di lagnanze ed esultanze;
- proposte di nuove attività;
- modifiche nell’organizzazione o negli accordi di base;
- adozione di nuovi produttori o sostituzione di quelli in carica;
- varie ed eventuali.
La data delle riunioni viene decisa durante la riunione precedente cercando di alternare settimana/fine settimana – orario pomeriggio/pre/dopocena

SCELTA PRODUTTORI

Nel tempo il gruppo ha avuto modo di apprezzare l’importanza di rendere accessibili a tutti le informazioni sui prodotti e sui produttori. Tali informazioni dovrebbero essere inserite nel faldone “produttori in carica” e comprendere:
- un depliant illustrativo;
- un listino prezzi;
- le valutazioni sugli ordini precedenti;
- la “scheda produttore” che riporta la storia di come e quando lo abbiamo conosciuto, i motivi della scelta di servirsi da lui, metodi produttivi (es. dimensione azienda, presenza di lavoro dipendente, n° capi di bestiame, ecc.) le impressioni di chi è stato a visitare l’azienda, ecc.
Purtroppo su quest’ultimo punto siamo un po’ indietro. Sarebbe auspicabile che chiunque avvia un ordine avvia anche le schede produttore, anche con il minimo delle informazioni e piano piano potremmo riuscire ad avere un archivio che faciliti le scelte future grazie alle esperienze precedenti.
CHIUNQUE PUO’ PROPORRE AL GRUPPO NUOVI PRODUTTORI. Se il gruppo non ha ancora un produttore “in carica” per quel bene si può avviare automaticamente l’ordine (dopo aver riempito la “scheda produttore”), se invece c’è già un produttore in carica si può proporre un ordine di prova e mettere la proposta di cambiare all’ordine del giorno della riunione successiva.
Non abbiamo mai stabilito criteri precisi per la scelta dei produttori ma generalmente sono stati: vicino, bio, da sostenere per motivi solidaristici, rispetto delle normative fiscali e del lavoro, prezzo.
Chi decide di gestire un ordine puo' anche riconsiderare tutte le valutazioni precedenti e le proposte arrivate e decidere di tentare un ordine con un nuovo produttore.

VOTAZIONI TRAMITE AFFISSIONE

Spesso per scelte semplici quali il luogo della riunione (alternative A o B es. sede/parco giochi) e la data o il giorno preferiti si adotta il metodo della votazione con i puntini. Puntino verde è la scelta preferita, puntino rosso (o crocetta) è quella per te impossibile. Se ti vanno bene entrambe è comunque importante segnalare con un puntino verde la propria preferenza in modo che si possa avere la percezione di quanti hanno votato.
Se ritieni che la scelta sia troppo complessa per gestirla coi puntini puoi proporre una riunione apposita sul tema oppure rimandare la decisione alla riunione successiva già fissata.
Vecchi o nuovi che siate la voce di ognuno è molto importante.

PARTECIPARE A UN ORDINE
E finalmente l’aspetto cruciale: come si fa a partecipare ad un ordine?
1)	l’ordine deve essere aperto e avere un responsabile - gli ordini aperti e con un responsabile sono nella scatola degli ordini;
2)	riportare sulla tabella d’ordine il proprio nome con l’elenco delle quantità di ciò che si vuole;
3)	fare attenzione alle quantità minime: se le confezioni o le cassette sono da 10 kg e ne vorresti meno devi occuparti di trovare chi le divida con te. Puoi anche scrivere sull’ordine che sei dispost* a dividere, ma accertati di aver risolto la cosa prima della chiusura dell’ordine;
4)	fare attenzione che la data di consegna (anche probabile) riportata sulla scheda d’ordine non cada in periodi di tua assenza. Le merci non devono essere lasciate in sede più di qualche giorno e i conti vanno regolati subito dopo la consegna. Se pensi di non potertene occupare chiedi a qualcun altro del gruppo di farlo per te;
5)	se l’ordine prevede che l’anticipo è necessario, l’anticipo va lasciato prima della chiusura dell’ordine, altrimenti l’ordine si considera non confermato;
6)	l’anticipo va lasciato SOLO se c’è l’apposita busta. Sulla busta scrivi il tuo nome e la cifra lasciata. E’ bene riportare anche una P (pagato) accanto alla cifra dovuta anche sulla tabella d’ordine. E’ consigliabile segnarsi via via quanto si lascia e cosa si è ordinato. La pluralità di controlli evita confusione ed errori. In sede è disponibile uno schema apposito (da fotocopiare) dove riportare gli estremi di ogni ordine;
7)	a nessuno piace dover sollecitare il pagamento di quanto ordinato e ritirato quindi chi gestisce l’ordine, se non riceve il pagamento alla consegna può, anche senza avvisare, riportare sulla GOGNA il nome del debitore con la cifra e il nome del creditore. Ogni tanto dai un’occhiata.

GESTIRE UN ORDINE

Il gruppo si è dato un calendario degli ordini annuale. Per adottare un ordine basta mettere il proprio nome nella scheda annuale degli ordini che si trova in sede nella bacheca sopra la scrivania. Adottare un ordine vuol dire esserne responsabile e padrone assoluto quindi decidere (e specificare all’apertura dell’ordine – è tutto riportato sullo schema d’ordine in bianco che si trova fra la modulistica):
- produttore;
- date di apertura e chiusura;
- luogo e data di consegna;
- necessità di anticipo/aiuto. se vengono poste queste condizioni ma gli anticipi non vengono versati o non emergono volontari per l’aiuto l’ordine non parte (o non parte per chi non ha versato l’anticipo) oppure viene ridotto secondo libera valutazione del responsabile (ad esempio posso farcela a scaricare 20 casse di arance ma non 50).
Allo schema d’ordine va allegata la tabella con l’elenco di ciò che è acquistabile e i relativi prezzi LORDI (con IVA). Si può allegare il listino tal quale e mettere una tabella in bianco che riporti comunque lo spazio per nome, articolo, quantità e prezzo in modo che ognuno possa calcolare il totale di quanto dovuto.
In caso di listini molto grandi, però, è consigliabile facilitarsi la gestione riducendo il numero di articoli acquistabili ad un massimo di 10 e lasciare lo spazio per eventuali aggiunte.
SOLO IL RESPONSABILE DELL’ORDINE PUO’ DECIDERE QUANDO AVVIARE LA RACCOLTA DEGLI ANTICIPI e mettere la relativa busta. In caso di merci costose è consigliabile levare via via i soldi depositati riportando sulla busta quanto prelevato e controllando che equivalga con quanto chi ha versato ha scritto sulla busta di aver lasciato. Questi controlli e i successivi sono importanti perché in caso di ammanchi il GAOS non ha una cassa comune per provvedere quindi se mancano dei soldi ci rimette chi sta gestendo l’ordine. Scrivere tutto e controllare accuratamente ha permesso finora di risolvere i casi misteriosi.
Sempre il responsabile dell’ordine, prima dell’apertura:
- verifica con che produttori è stato fatto l’acquisto precedente;
- se non c’è scritto da nessuna parte lo chiede sulla lista;
- se c’è scritto ma non c’è la “scheda produttore” cerca di riempirla (è nella modulistica e fra i file del gruppo);
- se c’è la scheda produttore valuta se è il caso di aggiornarla.
Una volta passato il giorno di chiusura dell’ordine stabilito e controllati gli anticipi il responsabile dell’ordine lo invia al produttore, possibilmente complessivo, non diviso a seconda di chi ha ordinato (a meno che il produttore non si sia detto disponibile a fare i pacchi nominativi).
A meno che non sia un coltivatore diretto, al momento della consegna della merce il produttore dovrebbe rilasciare fattura o ricevuta fiscale.
L’intestatario della fattura o ricevuta o bolla di accompagnamento è il responsabile dell’ordine NON IL GAOS.
PERCHE’?
Tempo fa il GAOS si è chiesto se diventare associazione e ha deciso di no perché le associazioni:
- devono avere un vertice unico responsabile (il presidente) e non è stato ritenuto giusto che una persona sola, gratuitamente, si accollasse la responsabilità di tutti gli acquisti e della relativa redistribuzione del gruppo anche se gestiti da altri;
- devono presentare un bilancio e dimostrare di non svolgere attività commerciale;
- devono avere un proprio conto corrente e movimentare i soldi da quello.
I singoli membri del gruppo invece:
- sono responsabili solo dell’ordine che gestiscono direttamente;
- hanno maggiore facilità a dimostrare la mancanza dello scopo di lucro;
- rispetto alle cifre complessive ne “movimentano” una parte minima e sono quindi più difficilmente soggetti a controllo.

CHIUSURA DELL’ORDINE

Una volta riscosse le cifre dovute e consegnata la merce l’ordine è chiuso.
Se della merce è rimasta in sede il responsabile decide se contattare chi l’ha ordinata o rimetterla a disposizione di altri (se lo scrivi sulla lista sicuramente ci sarà qualcuno interessato) quindi chi non si fa vivo entro una settimana (e non ha pagato) non si lamenti se ciò che aveva ordinato è stato venduto ad altri.
E’ bene che il responsabile tenga da parte la fattura, lo schema d’ordine e le relative tabella e busta in caso di futuri controlli.
Il responsabile apre la valutazione (sulla falsariga di  quelle aperte nel relativo quaderno ad anelli) e la chiude dopo 30 giorni mettendo il risultato nel faldone “produttori in carica” insieme al resto del materiale di quel produttore.

CONCLUSIONE

Spero che quanto hai appena letto non sia stato sufficiente a dissuaderti dal partecipare al GAOS. Se resisti e ci provi potrai accorgerti che gestire insieme ad altri una cosa importante come “la spesa” può essere molto divertente e fonte di grandi soddisfazioni.

										Buon lavoro!